Настройка политики учета серий для отдельных сценариев

Управление рекламациями и организация постпродажного обслуживания организуется для технически-сложных товаров, на которое дается гарантия производителя. Таким товарам при производстве присваиваются серийные номера. Простейшие сценарии использования серийных номеров – это управление рекламациями:

■ При продаже товаров – в случае обращения клиента с претензией по проданному товару нужно убедиться, что ему был продан именно этот экземпляр.

■ При закупке товаров у разных поставщиков – по указанным при поступлении серийным номерам можно понимать, кому из поставщиков предъявлять претензии.

Для предприятий-производителей, выпускающих технически-сложные изделия, состоящие из номерных узлов, возможны следующие сценарии использования серийных номеров:

■ Предприятие-производитель должно указать серийные номера всех деталей и узлов, которые были использованы при производстве каждого конечного изделия.

■ При обнаружении брака в партии деталей нужно отозвать все конечные изделия, где эта партия была использована для замены деталей.

Все указанные сценарии предполагают использование серий, идентифицирующих экземпляр товара, имеющий уникальный серийный номер.

В сценариях указывается политика учета серий с типом Справочное указание номеров.

Для данного типа политики можно относительно свободно настроить операции, в которых предусмотрено указание серий исходя из специфики деятельности и решаемой задачи (исключение – для этого типа политики не предусмотрено указание серий у партнеров, при пересчете товаров и отражении недостач).

К выбору операций, в которых необходимо указать серию, нужно подходить обоснованно. Указание серии в операции «на всякий случай», без должного понимания для чего эта серия в дальнейшем будет использована, может необоснованно увеличить время выполнения отдельных операций, привести к необоснованным трудозатратам и финансовым потерям.

Пример. Организация продает оптом и в розницу технические сложные товары, причем каждое наименование товаров закупается от одного производителя или поставщика. Цель указания серии – в случае предъявления клиентом рекламации сверить серийный номер товара, возвращаемого клиентом, с серийным номером, указанным при продаже.

В этом случае достаточно указания серий только при отгрузке клиенту (по оптовой схеме) и при отгрузке в розницу. Указание серий при приемке не требуется, так как поставщик всегда один и нет неоднозначности в определении организации, которой перенаправлять рекламации от клиента. Также не требуется указание серий при внутреннем перемещении. Политику учета серий в данном случае можно настроить, как представлено на рисунке

Указание серий при поступлении имеет смысл в случае наличия нескольких поставщиков для одного наименования товаров. Есть товар используется только для собственных нужд организации, то достаточно указать серию только при поступлении товаров. 

Пример. Организация закупает для собственных нужд компьютеры и оргтехнику, причем одно и то же наименование техники может закупаться у разных поставщиков. В случае поломки конкретной единицы нужно найти ее серийный номер в приходных документах. По документу определяется поставщик для направления ему рекламации.

При решении задач, связанных с учетом номерных деталей и узлов возникает необходимость указания серий в производстве.

Пример. Организация занимается производством технически сложных изделий, причем используются номерные детали и узлы. Необходимо знать:

– от какого поставщика пришел узел – для предъявления рекламаций поставщику;

– на каком складе или производственном участке находится материал – на случай отзыва определенных серий деталей поставщиком;

– при расходе материалов или в каком изделии использован – для отзыва готовых изделий, в которых были использованы отзываемые поставщиком детали.

При поступлении серии указываются:

■ если на складе включена ордерная схема при поступлении – только в ордере (обязательно – в статусе Принят, в предыдущих статусах – можно, но не обязательно);

■ если на складе не включена ордерная схема при поступлении – только в накладной.

Момент указания серий при отгрузке в этом типе политики не настраивается – указываются серия экземпляра, который фактически взяли на складе и приготовили к отгрузке:

■ если на складе включена ордерная схема при реализации – в Расходном ордере на товары в статусе Проверен и выше.

■ если на складе не включена ордерная схема при реализации – в накладных с самым высоким статусом (например, документ Реализация товаров и услуг в статусе Реализовано).

■ на розничном складе серии указываются при оформлении чека в рабочем месте кассира по кнопке Указать серии.

Необходимость указание серии в документе отображается в графе Серия:

■ <Серия не указывается> – в этом документе в его текущем статусе не требуется указание серии;

■   – требуется указать серию, без этого документ в данном статусе проведен не будет;

■  – серия указана (рядом отражается номер указанной серии), документ можно провести;

■  – серию указать можно, но не обязательно, документ можно провести, как с указанной серией, так и без серии.

В рассматриваемых задачах у каждого экземпляра товаров свой серийный номер, а значит по одной позиции товаров быть указано несколько серийных номеров (по количеству единиц товара в операции). Номера указываются в специальной форме Регистрация серий товаров, которая открывается по кнопке Указать серии.

При поступлении рекламации или возникновении необходимости отзыва товаров необходимо получить информацию об указанных при выполнении операций серийных номерах. Сводный анализ движения по серийным номерам выполняется с помощью отчета Ведомость по сериям номенклатуры. В нем указывается приход и расход по каждой серии в разрезе получателей: складов, подразделений, покупателей.

Во многих сценариях этой информации может быть достаточно. Например, отчет позволяет убедиться, что изделие с таким серийным номеров действительно было продано контрагенту «Альфа». Однако в ряде случаев нужно дополнительно знать, каким документом, и от какой даты было сделано это движение. Детальный анализ движения с точностью до документов возможен с использованием отчета Движение серий номенклатуры.

Для анализа использования номерных узлов и деталей в производстве предназначены отчеты:

Применение серий номенклатуры – показывает, в каких изделиях использовалась узлы определенной серии. В случае обнаружения брака в серии узлов отчет поможет определить серии готовых изделий, подлежащих отзыву. 

Структура серии номенклатуры – показывает, какие серии номерных узлов входят в готовое изделие определенной серии.

Продажа продукции с ограниченным сроком годности имеет ряд особенности. С одной стороны, продукцию с истекшим сроком годности продавать нельзя, а значит нужно организовать работу по своевременному изъятию и списанию просроченной продукции. С другой стороны, организации необходимо минимизировать потери, связанные со списанием просроченной продукции. Общим принципом продаж продукции с ограниченным сроком годности является FEFO (first expire – first exit,  первый истекает – первый выходит). В соответствии с ним организация должна в первую очередь продавать продукцию из партии, у которой раньше истекает срок годности. Но строго выполнить это правило не всегда возможно. Так, в розничной торговле в торговом зале можно выставить товар на полке в порядке истечения срока годности, но нельзя заставить покупателей брать именно тот товар, на который раньше истекает срок годности. Тем не менее, при достаточно высоком обороте правило будет выполняться. При отгрузке товаров со склада у организации есть возможность явно выбрать, из какой партии отгрузить товар клиенту. Если у клиента нет особых требований, то можно подобрать партию, у которой раньше истекает срок годности, но если есть специфические требования, то можно явно указать другую партию. В зависимости от того, как происходит отгрузка, может применяться один из двух типов политики учета серий:

В качестве типа политики учета серий могут быть использованы только те политики, которые управляют сроками годности. При этом возможно применение двух сценариев:

■ Авторасчет по FEFO остатков серий – не требуется вести учет остатков в разрезе серий и сроков годности, но при приемке товара и внутреннем товарообороте необходимо фиксировать информацию по срокам годности. При отгрузке серии не указываются. Рекомендуется для розничных магазинов.

■ Управление по FEFO остатками серий – партию по срокам годности к отгрузке можно указать явно. Рекомендуется для оптовых складов.

В настройках вида номенклатуры для товаров с ограниченным сроком годности нужно включить использование серий. Серия идентифицирует партию товаров, а реквизитом серии является срок годности (можно указать точность). Для оптовых складов рекомендуется установить политику с типом Управление по FEFO остатками серий, а для розничных – с типом Авторасчет по FEFO остатков серий. Для этого должен быть установлен флажок Есть индивидуальные настройки политики учета серий.

Пример. Организация занимается оптовой торговлей. Большая часть складов – оптовые. На них используется политика Управление по FEFO остатками серий. Её можно указать в поле Политика учета серий перед таблицей. Дополнительно есть два розничных магазина. На них с политика Авторасчет по FEFO остатков серий – это исключения, которые указываются в таблице.

Для обоих типов учетной политики перечень операций при поступлении и отгрузки вручную предопределен и дополнительно не настраивается. Можно настроить справочное указание серий в производстве.

Важная особенность настройки: оба типа политики предполагают указание серий при оприходовании излишков, а значит, на складах должна быть включена ордерная схема при отражении излишков, недостач, пересортицы и порчи.

При поступлении серии указываются:

■ если на складе включена ордерная схема при реализации – только в ордере (обязательно – в статусе Принят, в предыдущих статусах – можно, но не обязательно);

■ если на складе не включена ордерная схема при реализации – только в накладной.

Указание серии при отгрузке производится только для политики с типом Управление по FEFO остатками серий. Момент указания серии при отгрузке – при планировании отбора.

■ на ордерном складе – в документе Расходный ордер на товары в статусе К отбору;

■ на неордерном складе – в накладной самого низкого статуса (например, документ Реализация товаров и услуг в статусе К предоплате).

Заполнение серии автоматически производится по правилу FEFO, но можно указать другую серию вручную. Например, это может потребоваться, если с покупателем существует договоренность относительно остаточно срока годности.

Пример. С магазином из отдаленного района существует договоренность, что остаточный срок годности отгружаемых ему конфет – не менее 6 месяцев. Изначально серии заполняются по FEFO. Если по FEFO подобрана партия с меньшим остаточным сроком годности, то вручную выбирается партия с подходящим сроком.

В любой момент серии в форме Регистрация серий товаров можно воспользоваться кнопкой Заполнить по FEFO.

Имеющиеся в наличии партии товаров с ограниченным сроком годности можно анализировать отчетом Остатки товаров по срокам годности. При использовании политики с типом Управление по FEFO остатками серий отчет показывает объективную информацию об остатках и просрочке, то если в отсутствии пересортицы, излишков и недостач, это информация соответствует фактическим остаткам. При использовании политики с типом Авторасчет по FEFO остатков серий это оценочный остаток. Он будет соответствовать фактическому, только если покупатели не нарушали принцип FEFO. На практике принцип FEFO нарушается и на полках магазина может остаться товар из более старых серий. То есть отчет дает оптимистическую оценку по просрочке, но не заменяет проверку просрочки непосредственно на полках магазина.

Если необходимо вести индивидуальный учет остатков в разрезе рулонов, бобин, отрезков, бухт, кусков и тому подобных единиц хранения, то рекомендуется использовать серии с типом политики учета Управление остатками серий. Серия идентифицирует партию товаров, при этом каждый единица хранения должны иметь свой индивидуальный номер.

Если номера изначально на товарной упаковке нет, то его можно сгенерировать при поступлении.

Для дальнейшей работы поступивший товар должен быть промаркирован этикетками с указаниями серий. На складе с серией работать удобнее, когда этикетка серии содержит штрихкод. Такие этикетки можно распечатать непосредственно из формы регистрации серии. По умолчанию шаблон этикетки содержи штрихкод CODE128 с номером серии, но может настраиваться.

Для данного типа политики учета серии указываются во всех документах поступления, отгрузки и внутреннего товародвижения. Можно дополнительно настроить справочное указание серий в производстве.

Важная особенность настройки: так как политика предполагает указание серий при оприходовании излишков, то на складах должна быть включена ордерная схема при отражении излишков, недостач, пересортицы и порчи.

При поступлении серии указываются:

- если на складе включена ордерная схема при реализации – только в ордере (обязательно – в статусе Принят, в предыдущих статусах – можно, но не обязательно);

- если на складе не включена ордерная схема при реализации – только в накладной.

Момент указания серии при отгрузке настраивается в параметрах политики учета серии в зависимости от специфики решаемой задачи:

■ При планировании отгрузки – серию выбирает менеджер или технолог в момент оформления заказа или накладной.

● В заказах (можно, но не обязательно при резервировании на складе, обязательно - установлении действия Отгрузить) и накладных.

Пример. Организация изготавливает мебель под заказ. В производстве используются плиты, из которых нарезаются мебельные фасады. Плиты имеют стандартную ширину с шагом в 10 см. Стоимость заказа для клиента определяется площадью используемых фасадов, рассчитанной исходя из ближайшей стандартной ширины и фактической высоты. То есть в большинстве случаев плита отрезается поперечно по фактическому размеру из заказа. Отрезы стандартной ширины возвращаются на склад и используются для следующих заказов. Обрезки в продольном направлении возвратными отходами не считаются. Материал составляет значительную часть затрат предприятия и используется экономно – при производстве нового заказа технолог старается использовать максимально подходящие отрезы. Отрезы запрашиваются со склада по серийным номерам. Раскрой изделья также планируется по номерам отрезов.

■ при планировании отбора - серии указываются кладовщиком причем кладовщик вначале принимает решение какую серию отгрузит, а уже затем приступает к отгрузки

● на ордерном складе – в документе Расходный ордер на товары в статусе К отбору;

● на неордерном складе – в накладной самого низкого статуса (например, документ Реализация товаров и услуг в статусе К предоплате).

Пример. Организация торгует кабельной продукцией. В обязанности кладовщика входит минимизация обрезков кабеля, поэтому при отгрузке кладовщик должен выбрать бухту кабеля, с максимально подходящим остатком или принять решения разматывать новую бухту.

■ по факту отбора – предварительного выбора серии планирования на основе данных программы не производится – кладовщик берет товар той серии, которой ему удобно и указывает её по факту

● на ордерном складе – в накладных с самым высоким статусом (например, документ Реализация товаров и услуг в статусе Реализовано).

● на ордерном складе без адресного хранения – в Расходном ордере на товары в статусе Проверен и выше.

● на адресном складе – в Задании на отбор (размещение) товаров в статусах Выполнено без ошибок, Выполнено с ошибками. В расходном ордере и ордере на перемещение серии указываются, начиная со статуса К проверке.

Анализ остатков и движения серий возможен с помощью любого складского отчета. В складских отчетах серия будет показана как разрез учета.

В предыдущих примерах серия была исключительно складской категорий и не влияла на финансовый учет ­­– себестоимость единицы товаров из разных серий считалась одинаково, усреднено. Однако в ряде практических задач возникает необходимость вести учет с большей детализацией финансового учета, формировать финансовые отчеты в разрезе серий.

Например, это позволяет оценить финансовую эффективность закупок у разных поставщиков, производства разных партий продукции в различных условиях, организовать учет по ГТД при импорте. Для решения задач финансового учета используются серии (идентифицируют партию продукции) с типом политики Учет себестоимости по сериям. При таком типе политики учета серии всегда указываются во всех документах поступления, отгрузки, внутреннего товародвижения, при расходе материалов и выпуске продукции в производстве. Можно дополнительно настроить справочное указание серий у партнеров: в неотфактурованных поставках и товарах в пути.

Важная особенность настройки: так как политика предполагают указание серий при оприходовании излишков, то на складах должна быть включена ордерная схема при отражении излишков, недостач, пересортицы и порчи.

При поступлении серии с данным типом политики в любом случае указываются в накладной. На ордерном складе серии также указываются и в ордере (обязательно – в статусе Принят, в предыдущих статусах – можно, но не обязательно). При реализации серии указываются и в заказах (можно, но не обязательно при резервировании на складе, обязательно – при установлении действия Отгрузить) и в накладных. На ордерном складе серии также указываются в ордерах (в статусе К отбору). Такой принцип указания серий в документах обусловлен тем, что серии непосредственно связаны с финансовыми показателями, а значит, находятся в зоне ответственности менеджера или технолога. Поэтому, если это возможно, именно менеджер или технолог принимают решение, какую серию использовать. Указанная ими серия переносится в ордер и является частью распоряжения для кладовщика. В отдельных сценариях, например при поступлении или отгрузке по договору без заказа и накладной, серию указывает кладовщик, а уже затем она переносится в финансовый документ – в зону ответственности менеджера или технолога, которые в любом случае должны проверить, какая серия поступила или была израсходована.

Серия с типом политики Учет себестоимости по сериям наравне с номенклатурой и характеристикой является разрезом всех складских и финансовых товарных отчетов.  

Операции с алкогольной продукцией подлежат государственной информационной системе ЕГАИС. Алкогольная продукция учитывается в ЕГАИС по партиям поступления, на каждую из которых в системе создается отдельный документ – «Справка 2». Она указывается во входящем накладной, поступающей из ЕГАИС. При отгрузке и списании алкогольной продукции в документах ЕГАИС также нужно указывать Справку 2, то есть партию поступления. В 1С:ERP учет алкогольной продукции можно организовать следующим образом:

■ В финансовых и складских документах партия не ведется, в документы подсистемы взаимодействия с ЕГАИС справку 2 подбирается по наличным остаткам.

■ В складских, и возможно финансовых, документах ведется учет по партиям алкогольной продукции, и на основании этих данных  указывается справка 2 в документах ЕГАИС.

В последнем случае используются серии, идентифицирующие партию товара. Для идентификации отдельной единицы алкогольной продукции серии не применяются – для этого в подсистеме взаимодействия с ЕГАИС есть собственный механизм поштучного учета маркируемой продукции.

Для серии алкогольной продукции можно указать дополнительные реквизиты:

■ Производителя по классификатору ЕГАИС;

■ Справку 2 ЕГАИС.

Серия может генерироваться автоматически, на основании данных входящей накладной, загруженной из ЕГАИС.

Выбор политики учета серий для алкогольной продукции зависит от задачи которую требуется решить. Например, если требуется контроль и управление остатками по срокам годности, можно использовать политику с типом Авторасчет по FEFO остатков серий или Управление по FEFO остатками серий. Если требуется расчет себестоимости по отдельным партиям алкогольной продукции, то можно использовать политику с типом Учет себестоимости по сериям. 

У алкогольной продукции есть особенность: одна и та же марка алкогольной продукции, но произведенная разными заводами в целях ЕГАИС считается разной продукцией. При этом продукция разных заводов будет иметь идентичный дизайн упаковки и штрихкод EAN-13.

Пример. Организация занимается розничной торговлей (ритейл). Пиво определенной торговой марки производится несколькими заводами. Имеет идентичные упаковка и штрихкод EAN-13, но разные коды в ЕГАИС. Пиво выставляется в порядке истечения срока годности.

Продукция учитывается по сериям. Серия – это партия товаров, для которой указаны даты производства, срок годности, производитель (по классификатору ЕГАИС) и справка 2 ЕГАИС. Политика учета серий - Авторасчет по FEFO остатков серий.

Продукция, подконтрольная ветеринарному надзору учитывается в разрезе партий – записей складского журнала в терминах ВетИС. Кроме того в ВетИС используется внутренний идентификатор партии.

Для учета партий подконтрольной ВетИС продукции можно использовать серии, идентифицирующие партию товара,  с установленным атрибутами Производитель (ВетИС), Запись складского журнала (ВетИС) и Идентификатор партии (ВетИС). В этом случае при выполнении операции ВетИС партия будет определяться указанной серией.

При выполнении операции ВетИС по складу, на котором не используется ордерная схема документооборота, серии с любой политикой учета серий указываются в накладной, а партия определяется по серии, указанной в накладной.

В случае использования ордерной схемы Серии с политикой учета серии с политикой Учет себестоимости по сериям, указываются в складском ордере, а затем переносятся в накладную. Серии с политикой Управление по FEFO остатками серий, Управление остатками серий указываются только в ордере, в накладную не переносятся, а партии ВетИС определяются по сериям, указанным в ордере.

Если в финансовых и складских документах серия не ведется, в документы подсистемы взаимодействия с ВетИС запись складского журнала подбирается по наличным остаткам.

Серии могут использоваться для учета партий табачной продукции с различной максимальной розничной ценой (МРЦ). Для этого необходимо включить учет по сериям, где серия – партия табачной продукции с определённой МРЦ. Для учета серий рекомендуется политика с учета серий с типом Учет себестоимости по сериям. Также необходимо использовать ценообразование по сериям (см. Настройка ведения разрезов цен).